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【女性活躍推進(東京・関西・名古屋)・第7回】業務プロセスを分解する②

前回は、「(1)現状の業務を細かな段階に分け、誰がどんな業務を何時間かけて、どんな能力を使ってやっているかを洗い出します。」についてでした。

今回は、その(1)を元に

(2)それらを全部付け合わせて、かぶっている作業が無いか、やり方に問題は無いか、あるいは本来やるべきなのに抜けている作業が無いかなどを検討していきます。

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新規営業という業務でも、(対象企業の下調べ、持参する資料の用意、アポ取り、商談、見積り、受注、取引相談・・・)これだけのプロセスがあり、それぞれについて、

・何をしているか

・掛かっている時間

・必要な能力

を書き出すので、一人の人の業務分解だけでも、膨大な業務分解表ができるはずです。

それらを他の人が行っている業務の中でかぶっている作業が無いか、やり方に問題は無いか、あるいは本来やるべきなのに抜けている作業が無いかを検討していきます。

ここで大切なのは、現在にとらわれない柔軟な発想です。

・検索に時間かかりすぎてるように思うけど、どんな調べ方してるんかな?

・見積り業務をいつも残業時間でやっているようだけど、営業時間内でやれる方法はないのかな?

・Aさんのこの作業とBさんのこの作業は、一緒にできそうな作業じゃないかな?

といったように、出された意見にはそれぞれ否定をせず、できるだけそれまでの前提を外して客観的に検討していきます。

この段階で、Aさんの得意なこと・強みと、苦手なこと・弱みなど、各人の特性も見えてくるはずです。

それらも別のメモに記載しておきましょう。後の段階で必要となります。

そして、重要なのは、その作業に必要な能力についてです。

新規営業の対象企業の下調べに必要な能力を、ただ単に「分析力」「調査力」としてしまうと、抽象的過ぎてよくわかりません。

能力の高い社員のヒアリングを元に、どんな能力を発揮しているのかをできるだけ詳しく言葉にしておきます。

「新規に訪問する会社が、うちの商品をどういう場面でどれぐらい使ってくれそうか考えながら、売上規模や製品情報を見ている。」

などなど、優秀な営業マンは、いろんなことを考えて、しているでしょうから、ここにはどんな能力を使っているかを考えていきましょう。

すると、新規営業対象先を絞る過程にはこういう能力が必要で、絞った後その企業の情報を調べる過程にはこういう能力が必要だなと、下調べの段階を二つに分けた方がいいかもとわかってきたりします。

つまり、「能力」軸で分析を進めていくことが大切なのです。

文:篠田寛子

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