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【女性活躍推進(東京・関西・名古屋)・第6回】業務プロセスを分解する①

経営戦略の中で女性活躍推進を行っていくことを決めたら、実際の業務の中で、どう実現していくかを考える段階になります。

今まで仮に男性ばかりが業務を行っていた企業では、

・女性に何をしてもらったらいいのか?

・どの程度任せたらいいのか?

などのイメージがつかないという声も良く聞きます。

それは、今までの業務のやり方を前提に考えているから起こることなので、まずは今までの前提をやめることから始めます。

何をするかというと、

(1)現状の業務を細かな段階に分け、誰がどんな業務を何時間かけて、どんな能力を使ってやっているかを洗い出します。

(2)それらを全部付け合わせて、かぶっている作業が無いか、やり方に問題は無いか、あるいは本来やるべきなのに抜けている作業が無いかなどを検討していきます。

(3)改めて自社に必要な業務を段階ごとに、必要な内容と時間、能力を表にして書き出します。

(4)最後に、それぞれの業務の右側に、今までのメンバーでなくてもできる項目には印をつけていきます。

 

まず、(1)の段階を例を挙げて見ていきましょう。

例えば営業部の新規営業ではどんな業務があるのか?

・新規営業(対象企業の下調べ、持参する資料の用意、アポ取り、商談、見積り、受注、取引相談・・・)

大きく分けると、こんなプロセスがあって、一人の人がやっていたとします。

その中の「対象企業の下調べ」業務については、

●対象企業の下調べ・・・HPや業界紙を使って調べる(掛かる時間:●●時間 必要な能力:機転を効かせて検索する能力、情報を整理してまとめる能力、優先順位をつけて判断する能力)

といった具合に細かく分析していきます。

 

なお、これらの作業は時間と手間がかかるのと、客観性が必要なので、女性活躍プロジェクトといったように、改革メンバーを各部署から募ったプロジェクト形式にして行った方が良いでしょう。

プロジェクトメンバーは、社員へのヒアリングをしたり、聞き取った情報についてディスカッションしながら検討していきます。

複数の人が各部署から関わるのは、意見の偏りや、抜け漏れが少なくなるという効果があるからです。

文:篠田寛子

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